Iga kuu avab keegi teie ettevõttes ostuarveid ükshaaval. Ta loeb arvelt tarnija, kuupäeva, summad ja käibemaksu. Siis trükib ta samad numbrid raamatupidamistarkvarasse. Siis kontrollib ta, et sama arvet poleks sisestatud kaks korda.
See töö on vajalik. See on ka korduv, aeglane ja vigadele altis. Selles artiklis selgitame, kuidas AI-töövoog saab sisestamise teha e-arveldajas või Meritis ja miks inimene kinnitab endiselt iga kande. Need on kaks raamatupidamisprogrammi, mida Eesti väikeettevõtetes kõige sagedamini näeme.
Kuidas arved täna saabuvad
Enamikus Eesti ettevõtetes saabuvad ostuarved kolmel kujul:
- PDF e-kirja manusena. See on väikeste tarnijate puhul kõige levinum.
- Struktureeritud e-arve. See on masinloetav fail, mille tarnija tarkvara saadab e-arve operaatori kaudu. Andmed on juba väljadel, nii et keegi ei pea neid lugema.
- Paber või foto. Tšekid poest, tanklast või ehituspoest.
Töövoog peab hakkama saama kõigi kolmega. E-arved on lihtne osa. PDF-id ja fotod vajavad lugemiseks AI-d.
Töövoog samm-sammult
1. Kogumine
Töövoog jälgib ühte kohta, kuhu arved saabuvad. Tavaliselt on see eraldi e-posti aadress, näiteks arved@, või ühine kaust. Iga PDF, e-arve või foto, mis sinna jõuab, käivitab töövoo.
2. Väljade lugemine
AI loeb dokumendi ja võtab sellest välja väljad, mida raamatupidamiskanne vajab:
- tarnija nimi ja registrikood
- tarnija KMKR number
- arve number
- arve kuupäev ja maksetähtaeg
- summa käibemaksuta, käibemaks ja kogusumma
- käibemaksumäär iga rea kohta
- pangakonto (IBAN) ja viitenumber
- arveread, kui teie raamatupidamine neid vajab
E-arve puhul loeb töövoog need väljad otse failist. PDF-i puhul loeb AI teksti ja paigutust. Foto puhul loeb AI kõigepealt pildi.
Iga väli saab kontrolli. Kui kogusumma ei võrdu käibemaksuta summa ja käibemaksu summaga või mõni kohustuslik väli puudub, läheb arve inimesele koos lühikese märkusega. Näiteks: „Käibemaksu summa ebaselge” või „Arve numbrit ei leitud”.
3. Duplikaatide kontroll
Duplikaate tuleb ette sageli. Tarnija saadab arve e-kirjaga ja uuesti e-arvena. Meeldetuletus saabub sama arvega manuses. Keegi edastab arve „igaks juhuks”.
Enne kui töövoog midagi loob, kontrollib see raamatupidamistarkvara. Kas sama tarnija ja sama numbriga arve on juba olemas? Kui ei, kas leidub arve sama summa ja lähedase kuupäevaga? Iga kattuvus peatab töövoo ja arve läheb inimesele.
4. Tarnija sobitamine
Töövoog otsib tarnijat teie raamatupidamistarkvarast registrikoodi järgi. Kui tarnija on uus, saab töövoog kontrollida ettevõtet äriregistrist ja valmistada ette uue tarnija kirje. Uued tarnijad kinnitab inimene.
Töövoog võrdleb ka arvel olevat pangakontot sellega, mis on selle tarnija juures juba salvestatud. Kui IBAN erineb, näitab töövoog selget hoiatust. Muutunud pangakonto on arvepettuse klassikaline tunnus. Inimene peab muudatuse tarnijaga telefoni teel üle kontrollima.
5. Kontode soovitamine
AI soovitab kulukonto ja käibemaksu käsitluse. Selleks vaatab AI, kuidas olete sama tarnija varasemaid arveid kirjendanud. Kütus läheb sõidukikuludesse. Tarkvara tellimused lähevad IT-kuludesse. Uut tüüpi kulu läheb inimesele koos soovitusega, mitte otsusega.
6. Mustandi loomine
Nüüd loob töövoog ostuarve teie raamatupidamistarkvarasse mustandina. Töövoog lisab algse PDF-i või e-arve, nii et algdokument jääb kandega kokku.
Nii e-arveldajal kui ka Meritil on API. API on liides, mille kaudu teine tarkvara saab andmeid lugeda ja kirjutada, ilma et inimene peaks ekraanidel klikkima.
E-arveldajas võib uus ostuarve jääda mustandiks. Mustand ei muuda raamatupidamist enne, kui keegi selle kinnitab. Kui mustand pole võimalik, hoiame arvet ülevaatuse järjekorras, kuni inimene selle kinnitab. Igal juhul ei muutu midagi lõplikuks ilma inimeseta.
7. Inimene kinnitab
Teie raamatupidaja avab mustandite nimekirja. Iga mustandi juures on algdokument ja selle kõrval välja loetud andmed. Ebaselged väljad on märgitud. Raamatupidaja kontrollib mustandi, muudab, mida on vaja, ja kinnitab selle.
Õige mustandi kinnitamine võtab palju vähem aega kui arve sisestamine. Vale mustandi parandamine võtab umbes sama kaua kui sisestamine. Kasutame parandusi reeglite ja näidete täiendamiseks, nii et aja jooksul on õigeid mustandeid rohkem.
Mida AI ei tee
- AI ei kinnita kandeid.
- AI ei maksa arveid.
- AI ei muuda tarnija pangakontot.
- AI ei kustuta midagi.
Maksed, kinnitused ja kustutamised jäävad inimesele. Meie töövoogudes on see kindel reegel, mitte seadistus.
Ligipääs ja andmed
Töövoog saab API-võtme ainult nende õigustega, mida see vajab: tarnijate ja arvete lugemine, mustandite loomine ja failide lisamine. Kui raamatupidamistarkvara lubab kitsamaid võtmeid, kasutame neid. Võti on salvestatud serverisse, mitte e-kirja ega vestlusesse.
Arvetel võib olla isikuandmeid, näiteks FIE nimi. Dokumenteerime, milliseid välju töövoog kasutab ja kus neid hoiab. Meie rakendused ja andmebaasid töötavad EL-is.
Iga samm on logitud: milline dokument saabus, mida AI välja luges, milliseid kontrolle tehti ja kes mustandi kinnitas. Kui audiitor küsib, kust kanne tuli, saate seda näidata.
Mis muutub raamatupidaja jaoks
Raamatupidaja töö ei kao. See muutub sisestamisest kontrollimiseks. PDF-i lugemise ja kaheteistkümne välja trükkimise asemel võrdleb raamatupidaja kahte veergu ja klõpsab „Kinnita”.
Raamatupidaja saab ka selge probleemide nimekirja: ebaselged summad, uued tarnijad, muutunud pangakontod ja võimalikud duplikaadid. Need on juhtumid, kus inimese otsus on oluline. Rutiinsed juhtumid neid enam ei varja.
Näide
Näiteks 15 töötajaga ehitusettevõte saab kuus umbes 200 ostuarvet. Pooled neist on PDF-id väikestelt tarnijatelt. Ülejäänud on e-arved ja tšekid. Praegu kulutab raamatupidaja nende sisestamisele ja kontrollimisele mitu päeva kuus.
Töövooga avab raamatupidaja igal hommikul mustandite nimekirja. Enamik mustandeid vajab ainult kontrolli ja klõpsu. Mõni vajab parandust. Mõne puhul tuleb tarnijale helistada.
Siinsed mahud ja ajad on illustratiivsed. Auditis loeme kokku teie päris arved ja päriselt kuluva aja.
Seotud töövood
Sama muster töötab müügiarvete ja maksemeeldetuletuste puhul. Kui arved saabuvad ühisesse postkasti koos kõige muuga, saab e-kirjade triaaž need sellesse töövoogu suunata. Kui tahate teada, kuidas AI ühendub raamatupidamistarkvaraga turvaliselt, lugege artiklit MCP ettevõtte omanikule.
Alustage protsessiauditist
Kui teie meeskond sisestab ostuarveid endiselt käsitsi, on esimene samm protsessiaudit. Ühe nädalaga kaardistame, kuidas arved liiguvad tarnijalt raamatupidamisse, ja leiame, kuhu kulub aeg ja kus tekivad vead. Saate 3–5 automatiseerimise kohta koos ajasäästu, riski ja hinnaga ning esimese töövoo pakkumise fikseeritud hinnaga. Audit maksab 1 490 € + KM.