Paljud ettevõtted alustavad AI-projekti tööriistast. Keegi näeb demo, ostab tellimuse ja ühendab selle postkastiga. Mõne nädala pärast on tulemus segane. AI teeb asju, aga keegi pole kindel, kas need on õiged asjad.
Probleem on harva tööriistas. Probleem on selles, et ettevõte automatiseeris protsessi, mida keegi polnud kirjeldanud. Selles artiklis selgitame, miks see teeb asja hullemaks ja milline järjekord töötab paremini.
E-Myth'i idee
On olemas tuntud väikeettevõtluse raamat pealkirjaga The E-Myth. Selle põhiidee on lihtne. Paljud väikeettevõtted töötavad omaniku mälu ja energia najal. Omanik töötab iga päev ettevõtte sees, nii et keegi ei tööta ettevõtte kallal.
Raamatu vastus on muuta töö süsteemiks. Igal korduval ülesandel on kirjalik tööviis. Uus töötaja saab seda järgida. Ettevõte ei jää seisma, kui üks inimene on puhkusel.
See idee on aastakümneid vana. Täna on see veel olulisem, sest AI saab järgida ainult süsteemi, mis on olemas. Kui reeglid on ühe inimese peas, pole AI-l midagi järgida. Siis hakkab AI oletama.
Mis juhtub, kui automatiseerite segadust
Segasel protsessil on mõned tüüpilised tunnused:
- Kolm inimest teevad sama tööd kolmel eri moel.
- Hinnakirjast on kaks versiooni ja keegi ei tea, kumb kehtib.
- Erandeid lahendatakse „nagu me alati teeme”, aga keegi ei oska öelda, mida see tähendab.
- Töö ootab, sest pole selge, kes otsustab.
Kui panete selle peale AI, juhtub neli asja.
1. AI kopeerib segadust kiiremini
AI õpib teie näidetest: vanadest e-kirjadest, pakkumistest ja arvetest. Kui need näited on vastuolulised, on ka AI vastuoluline. Nüüd toodab see vastuolulist tulemust arvuti kiirusega.
2. Erandid paljunevad
Iga ebaselge reegel muutub juhiseks promptis. „Kui klient on Tartust, kasuta teist hinnakirja. Välja arvatud siis, kui ta on püsiklient.” Mõne kuu pärast on juhised pikad ja räägivad üksteisele vastu. Keegi ei julge neid enam muuta.
3. Vead levivad enne, kui keegi märkab
Inimene, kes teeb vea, teeb selle ühe korra. Automaatne samm teeb sama vea igal juhtumil, kuni keegi seda märkab. Ilma logide ja kontrollideta võib selleks kuluda nädalaid.
4. Tulemusel pole omanikku
Kui protsessil polnud varem omanikku, pole seda ka automaatikal. Kui midagi läheb valesti, näitavad kõik näpuga AI peale. AI ei saa aga koosolekul ennast selgitada.
Järjekord, mis töötab: kaardista, lihtsusta, automatiseeri, hoia töös
Kasutame nelja sammu, alati samas järjekorras.
Kaardista
Koos teie inimestega jälgime, kuidas töö täna käib. Mitte seda, kuidas see peaks käima, vaid kuidas see päriselt käib. Kust tuleb sisend? Kes seda puudutab? Kus see ootab? Kus tekivad vead?
Tulemus on protsessikaart. See on lihtne joonis sammudest, inimestest ja otsustest. Enamik omanikke näeb sellel midagi uut. Sageli on see samm, millest keegi ei teadnud, või ootamine, mis võtab kauem aega kui kogu töö kokku.
Lihtsusta
Järgmiseks eemaldame sammud, mida pole vaja. Kirjutame reeglid ja erandid lihtsas keeles. Valime ühe hinnakirja, ühe malli ja igale sammule ühe omaniku.
Sageli annab see samm esimese ajasäästu ilma ühegi koodireata. Samuti teeb see järgmise sammu odavamaks. Lihtsamat protsessi on lihtsam automatiseerida ja lihtsam testida.
Automatiseeri
Nüüd saab AI endale korduva osa. AI loeb, sorteerib, võtab dokumentidest andmed välja ja koostab mustandeid. Inimene kinnitab iga sammu, mis puudutab raha, klienti või otsust. Teie otsustate, mida AI tohib teha üksi.
Kuna reeglid on kirjas, saame neid testida. Iga reegli jaoks valmistame testjuhtumid: sisendi ja tulemuse, mida ootame. Kui AI annab teistsuguse tulemuse, näeme seda enne teie klienti.
Hoia töös
Töövoog ei ole valmis siis, kui see tootmises tööle hakkab. Mudelid muutuvad, teie tarkvara API-d muutuvad ja teie inimesed vahetuvad. API on liides, mille kaudu kaks programmi andmeid vahetavad. Meie jälgime töövoogu, käivitame pärast iga muudatust testid uuesti ja uuendame, mida on vaja. Seda sammu selgitame artiklis Mudelid muutuvad iga paari kuu tagant.
Näide
Näiteks 20 töötajaga hulgimüügifirma tahab, et AI vastaks klientide laoseisu- ja hinnaküsimustele. Kaardistamisel näeme, et kaks müügiinimest kasutavad eri allahindlusreegleid. Üks annab igale püsikliendile 5%. Teine annab 10% klientidele, kelle aastane ostumaht ületab teatud piiri.
Kui me automatiseeriksime kohe, peaks AI valima ühe reegli või mõtlema välja kolmanda. Selle asemel otsustab omanik ühe reegli kasuks. Müügimeeskond on nõus. Kirjutame reegli ühe lausena. Alles siis hakkab AI selle reegli järgi vastuste mustandeid koostama.
Selle näite numbrid on illustratiivsed. Muster on aga väga levinud. Kui proovite automatiseerida, leiate otsused, mida ettevõte pole kunagi teinud.
Märgid, et teie protsess on AI jaoks valmis
- Saate protsessi kirjeldada kümne või vähema sammuga.
- Teate, kes on protsessi omanik.
- Sisend tuleb ettearvatavas vormis: e-kiri, PDF või veebivorm.
- Reeglid mahuvad ühele lehele koos lühikese erandite nimekirjaga.
- Teil on näiteid headest tulemustest: saadetud pakkumised, sisestatud arved, vastatud e-kirjad.
Märgid, et protsess pole veel valmis
- Iga juhtum on „teistsugune”.
- Ainus inimene, kes tööst aru saab, on omanik.
- Keegi ei oska öelda, milline näeb välja hea tulemus.
- Protsess muutub iga kuu.
Protsess, mis pole veel valmis, ei ole tupik. See tähendab, et esimene kasu tuleb kaardistamisest ja lihtsustamisest, mitte AI-st.
Mida AI teeb hästi, kui protsess on selge
Kui protsess on selge, on AI väga kasulik. See loeb dokumente, mis tulevad eri vormingutes. See sorteerib kirjad tüübi ja kiireloomulisuse järgi. See leiab pikast hinnakirjast õige rea. See koostab teksti teie toonis ja teie keeles. Ja teeb seda ka öösel, nädalavahetusel ja puhkuste ajal.
Aga kõike seda teeb AI teie antud reeglite piires. Reeglite kvaliteet määrab tulemuse kvaliteedi. Seepärast me ütlemegi: Protsess enne. AI pärast.
Mida saate teha juba sel nädalal
Valige üks protsess, mis võtab liiga palju aega. Paluge inimesel, kes seda teeb, kirjeldada viimast viit juhtumit. Kirjutage iga samm eraldi märkmepaberile. Siis esitage kolm küsimust:
- Milliseid samme saame eemaldada?
- Milliseid reegleid saame kirja panna?
- Milline samm kordub kõige rohkem?
Sellest tunnist õpite rohkem kui enamikust AI-demodest. Kui tahate teada, miks demod sageli ebaõnnestuvad, lugege artiklit Demo ei ole süsteem.
Alustage protsessiauditist
Meie protsessiaudit on see meetod ühe nädalaga. Kaardistame koos teie inimestega ühe protsessi, lihtsustame selle paberil ja valime, mida automatiseerida esimesena. Saate protsessikaardi ja 3–5 automatiseerimise kohta koos ajasäästu, riski ja hinnaga. Lisaks saate esimese töövoo pakkumise fikseeritud hinnaga. Audit maksab 1 490 € + KM. Kui jätkate 30 päeva jooksul, arvestame summa ehitusest maha.