Mõni aeg tagasi vajasime hinnapakkumist puitkarkassmajale. Saatsime sama päringu mitmele ehitajale. Siis ootasime. Mõni vastas paari päeva pärast. Mõni ei vastanud üldse.
Me ei arva, et need ehitajad oleksid oma töös halvad. Viivitus ei tulnud kvaliteedist. See tuli protsessist. Päring jõudis postkasti ja keegi ei vastutanud selle eest, kuni kellelgi tekkis aega.
See on tavaline paljudes 5–50 töötajaga ettevõtetes. See on ka kallis. Selles artiklis selgitame, miks see nii on, millele saab AI vastata kohe ja mida peab endiselt kinnitama inimene.
Mida aeglane vastus maksab
Klient, kes küsib hinda, küsib harva ainult teilt. Sageli saadab ta sama kirja mitmele ettevõttele. Siis võrdleb ta vastuseid.
Kuni klient ootab, juhtub kolm asja:
- Ta suhtleb nendega, kes vastasid. Esimene kasulik vastus annab kliendile raami: hinnataseme, ajakava ja küsimuste nimekirja. Hilisemaid vastuseid võrreldakse juba selle raamiga.
- Huvi kaob. Projekt, mis tundus esmaspäeval kiire, ei tundu reedel enam nii kiire. Mõni klient loobub mõttest või lükkab selle järgmisesse aastasse.
- Ta kujundab teist arvamuse. Kui pakkumine võtab nädala, küsib klient endalt: kui kaua võtab siis vastus garantiiküsimusele?
Neid kaotatud tehinguid te ei näe. Need ei ilmu üheski aruandes. Klient lihtsalt ei vasta pakkumisele, mis jõuab kohale hilja. Seepärast jääb aeglane vastamine kergesti märkamata.
Miks vastus viibib
Enamikus ettevõtetes, kellega räägime, on põhjused samad:
- Päring tuleb üldisesse postkasti ja keegi ei vastuta selle eest.
- Inimene, kes oskab tööd hinnata, on objektil, tootmises või koosolekul.
- Päringust puudub info: mõõdud, asukoht, ajakava, joonised. Keegi peab seda küsima ja siis jääb kirjavahetus jälle ootama.
- Hinnakiri on Exceli failis, kellegi peas või vanades pakkumistes.
- Iga pakkumine algab Wordi mallis nullist.
Ükski neist ei ole eelkõige tehnoloogia probleem. See on protsessi probleem. Aga kui protsess on selge, saab AI suurema osa ootamisest ära kaotada.
Millele saab AI vastata kohe
AI sobib hästi tööks, mis on korduv ja tekstipõhine. Hinnapäringud on just sellised. Esimestel minutitel pärast päringu saabumist saab AI-töövoog teha järgmist:
- Kinnitab kättesaamise. Lühike ja viisakas vastus ütleb, et päring on kohal ja millal klient võib pakkumist oodata. Juba see muudab, kuidas klient teid näeb.
- Küsib puuduvat infot. AI loeb päringu ja võrdleb seda teie kontrollnimekirjaga. Kui pindala või aadress puudub, küsib AI seda samas vastuses.
- Liigitab päringu. Kas see on standardtoode, eritellimus või midagi, mida te ei tee? Iga tüüp läheb eri inimesele või eri mallile.
- Leiab hinnad. AI loeb teie hinnakirja ja varasemaid aktsepteeritud pakkumisi. See leiab read, mis päringule vastavad.
- Koostab pakkumise. AI täidab teie malli, arvutab summad ning valmistab ette PDF-i ja kirja teksti.
- Tuletab meelde. Kui klient paari päeva jooksul ei vasta, valmistab AI ette meeldetuletuse.
Hea kontrollküsimus on selline: kas uus töötaja saaks selle sammuga hakkama, kui tal on teie hinnakiri ja kirjalik kontrollnimekiri? Kui jah, saab sellega tavaliselt hakkama ka AI.
Mida kinnitab endiselt inimene
Kiirus ei tähenda, et AI otsustab kõik. Meie töövoogudes kinnitab inimene iga sammu, mis puudutab raha, kohustust kliendi ees või otsust. Pakkumiste puhul tähendab see tavaliselt järgmist:
- Lõplik pakkumine. AI koostab mustandi. Teie inimene kontrollib ja saadab selle.
- Allahindlused ja eritingimused. Need on äriotsused, mitte arvutused.
- Tarneajad. Ainult teie meeskond teab järgmise kuu tegelikku töökoormust.
- Töö, mis ei mahu teie reeglitesse. AI suunab selle inimesele ega hakka oletama.
Piiri määrate teie. Mõni ettevõte lubab AI-l saata kättesaamise kinnituse ja küsimused automaatselt. Teine tahab alguses kinnitada iga kirja ja annab AI-le vabadust hiljem juurde. Mõlemad sobivad. Oluline on, et reegel on kirjas ja AI järgib seda.
Iga AI samm on ka logitud. Kui pakkumine tundub vale, näete, mida AI luges, milliseid hindu kasutas ja kes pakkumise kinnitas.
Näide
Näiteks 12 töötajaga paigaldusettevõte saab nädalas umbes 15 päringut. Praegu hindab omanik igaüht õhtul. Kliendid ootavad kaks kuni neli päeva.
AI-töövooga võiks käik olla selline:
- Päring saabub kell 10.05.
- Kell 10.06 saab klient vastuse. Selles tänatakse teda, esitatakse kolm küsimust ja lubatakse pakkumine ühe tööpäeva jooksul.
- Klient vastab kell 11.30.
- Kell 11.32 ootab pakkumise mustand omaniku kinnitusjärjekorras.
- Omanik kontrollib seda kahe kõne vahel ja saadab kell 13.00.
Ülaltoodud numbrid on ainult illustratsioon. Päris numbrid sõltuvad teie toodetest, hinnakirjast ja sellest, kui palju erandeid teil on. Just seda me enne ehitust mõõdamegi.
Kuidas mõõta oma kiirust
Enne kui midagi ostate, mõõtke, kus te praegu olete. Selleks kulub üks nädal ja tarkvara pole vaja.
- Saatke endale päring. Paluge sõbral saata teie avalikule e-posti aadressile realistlik päring. Pange kirja, millal tuleb esimene vastus ja millal pakkumine.
- Vaadake üle viimased 20 päringut. Märkige iga päringu juurde, millal see saabus, millal te esimest korda vastasite ja millal saatsite pakkumise.
- Märkige, mis puudus. Mitu päringut vajas teist küsimuste ringi?
- Märkige, kes töö tegi. Kas see on alati sama inimene? Mis juhtub, kui see inimene on puhkusel?
Need neli kontrolli ütlevad palju. Saate teada aja esimese vastuseni ja aja pakkumiseni. Näete ka, mitu päringut tuleb poolikuna ja kui palju sõltute ühest inimesest.
Mida saab parandada ilma AI-ta
Mõni parandus ei vaja AI-d üldse. Sageli alustame siit, sest AI töötab kõige paremini puhta protsessi peal.
- Määrake igaks päevaks üks inimene, kes vastutab päringute postkasti eest.
- Kirjutage kontrollnimekiri infost, mida pakkumiseks vajate.
- Hoidke üks hinnakiri ühes kohas ja kuupäevaga.
- Kasutage iga tooteliigi jaoks üht pakkumise malli.
See on meie meetodi „lihtsusta” samm. Sageli annab see esimese ajasäästu enne, kui keegi kirjutab ühegi koodirea. Ideest saate rohkem lugeda artiklist Protsess enne, AI pärast.
Alustage protsessiauditist
Kui hinnapäringud ootavad teie ettevõttes liiga kaua, on esimene samm protsessiaudit. Ühe nädalaga kaardistame, kuidas päringud täna teie ettevõttes liiguvad. Saate protsessikaardi ja 3–5 automatiseerimise kohta koos ajasäästu, riski ja hinnaga. Lisaks saate esimese töövoo pakkumise fikseeritud hinnaga. Audit maksab 1 490 € + KM. Kui jätkate 30 päeva jooksul, arvestame summa ehitusest maha.