Paljud AI-projektid ebaõnnestuvad enne esimest koodirida. Need algavad valest protsessist või ilma selge protsessita. Meie protsessiaudit on olemas selleks, et seda vältida.
Audit kestab umbes nädala. See maksab 1 490 € + KM. Lõpus teate, mida teie ettevõttes tasub automatiseerida ja kui palju see säästaks. Teate ka riske ja seda, mis maksab esimene samm. Selles artiklis selgitame, mis toimub igal päeval, mida saate ja kuidas valmistuda.
Kes osalevad
Teie poolt vajame kahte inimest:
- Omanik või juht. See inimene teab eesmärke, eelarvet ja otsuseid.
- Inimene, kes tööd teeb. See inimene teab, kuidas protsess päriselt käib, koos otseteede ja eranditega.
Sageli on need eri inimesed. See on hea. Omanik kirjeldab tavaliselt, kuidas protsess peaks käima. Tööd tegev inimene kirjeldab, kuidas see päriselt käib. Nende kahe kirjelduse vahe on koht, kust leiame suurema osa väärtusest.
Meie poolt räägite inimestega, kes teie töövoo ehitaksid. Teie ja inseneride vahel pole müügiosakonda.
Tüüpiline nädal päev-päevalt
Täpsed päevad sõltuvad teie kalendrist. Järjekord jääb samaks.
1. päev: esimene töötuba
Esimene töötuba kestab 1–2 tundi. Valime ühe protsessi, näiteks hinnapäringud, ostuarved või ühise postkasti.
Siis jälgime viimaseid päris juhtumeid algusest lõpuni. Kust sisend tuli? Kes seda järgmisena puudutas? Millist infot ta otsis? Kus töö ootas? Kus läks midagi valesti?
Küsime palju „miks” küsimusi. Miks see samm on olemas? Miks see inimene seda kontrollib? Miks see läheb omanikule? Mõnel sammul on hea põhjus. Mõni samm on olemas ainult seetõttu, et keegi pole seda kunagi eemaldanud.
2. päev: näited ja esimene kaart
Pärast töötuba uurime näiteid, mida te meiega jagate. Tavaliselt on need 10–20 päris juhtumit: päringud ja pakkumised, arved, e-kirjad või tabelid. Soovi korral võite isikuandmed enne eemaldada.
Joonistame protsessikaardi esimese versiooni. Märgime, kuhu aeg kulub, kus tekivad vead ja kus inimesed sisestavad sama infot kaks korda.
Märgime ka, millised süsteemid on kaasatud ja kas neil on API. API on liides, mille kaudu tarkvara vahetab andmeid teise tarkvaraga, ilma et inimene peaks ekraanidel klikkima.
3. päev: teine töötuba
Ka teine töötuba kestab 1–2 tundi. Näitame teile kaarti ja teie parandate seda. See osa on oluline. Protsessikaart, milles meeskond oma tööd ära ei tunne, on kasutu.
Siis lepime kokku reeglid ja erandid. Mida sisaldab täielik päring? Millised arved vajavad lisakinnitust? Millised e-kirjad peavad alati jõudma omanikuni? Kirjutame vastused lihtsas keeles.
Lõpuks loetleme kohad, kus AI saaks aidata. Loetleme ka kohad, kus AI-d ei tohiks kasutada. Mõnda sammu on parem lihtsustada või eemaldada kui automatiseerida.
4. päev: hinnangud
Sel päeval töötame iseseisvalt. Iga automatiseerimise koha jaoks hindame kolme asja:
- Ajasääst. Lähtume teie mahtudest ja ühe juhtumi ajast, mida kirjeldasite. Näitame arvutust, et saaksite seda kontrollida.
- Risk. Mis võib valesti minna? Milliseid andmeid see puudutab? Kus peab inimene kinnitama?
- Hind. Kui palju maksaks ehitus ja umbes kui palju maksaks töövoo käigus hoidmine kuus.
Siis järjestame võimalused. Tavaliselt on parim esimene töövoog väike, sage ja kergesti mõõdetav.
5. päev: aruanne ja ülevaatus
Saadame teile aruande. Siis vaatame selle lühikese kõne ajal koos läbi. Saate esitada küsimusi ja vaidlustada meie eeldusi. Kui mõni number tundub teile vale, parandame selle.
Mida saate
- Protsessikaardi. Kuidas töö täna käib, ühel lehel ja probleemkohad märgitud.
- 3–5 automatiseerimise kohta. Igaühe juures on ajasääst, risk ja hind.
- Esimese töövoo pakkumise fikseeritud hinnaga. Selles on ulatus, ajakava, mida teeb AI, mida kinnitab inimene ja mis see maksab.
Kui näeme muudatusi, mida saate teha ilma tarkvarata, märgime need samuti aruandesse. Need säästavad sageli aega kohe.
Audit on teie oma. Plaani võite anda teisele tarnijale või ehitada lahenduse ise. Kui jätkate meiega 30 päeva jooksul, arvestame auditi summa ehitusest maha.
Mida audit ei ole
- See ei ole müügikohtumine. Maksate päris töö eest ja saate päris dokumendi.
- See ei ole kõigi teie süsteemide IT-audit. Keskendume korraga ühele protsessile.
- See ei kohusta teid millekski. Mõni audit lõpeb järeldusega, et AI ei ole veel õige tööriist. Ka see on kasulik vastus.
Kuidas valmistuda
Palju ette valmistama ei pea. Need viis asja aitavad:
- Valige üks protsess. Valige see, mis võtab kõige rohkem aega või häirib kõige rohkem inimesi.
- Koguge näiteid. Leidke 10–20 hiljutist juhtumit algusest lõpuni. Segased juhtumid on kasulikumad kui puhtad.
- Märkige mahud. Mitu juhtumit tuleb nädalas või kuus? Umbes kui kaua võtab üks juhtum?
- Loetlege oma süsteemid. E-post, raamatupidamistarkvara, CRM, tabelid ja ühised kaustad.
- Broneerige õiged inimesed. Omanik ja inimene, kes tööd teeb, kaheks 1–2-tunniseks kohtumiseks.
Auditi ajal ei vaja me ligipääsu teie süsteemidele. Kui peame mõnd API-t kontrollima, küsime enne luba ja kasutame ainult lugemisõigust.
Küsimused, mida sageli kuuleme
Kas üks nädal on piisav?
Ühe protsessi jaoks on. Audit ei püüa kaardistada kogu ettevõtet. See läheb sügavale ühte protsessi, et esimesel töövool oleks selge ulatus ja fikseeritud hind.
Mis siis, kui me ei tea, millist protsessi valida?
Siis valime koos esimese töötoa alguses. Tavaliselt on vastus kümne minutiga selge. See on protsess, mille üle kõik kurdavad.
Mis siis, kui tulemus on „ärge automatiseerige”?
Siis säästsite ehituse kulu, mis poleks end ära tasunud. Teile jäävad ka protsessikaart ja lihtsate paranduste nimekiri.
Mis juhtub pärast auditit
Kui jätkate, ehitame esimese töövoo fikseeritud hinnaga, tavaliselt 3–6 nädalaga. Töövoos on testid, monitooring ja logid. Pärast seda hoiab kuutasu töövoo töös ka siis, kui mudelid ja API-d muutuvad. Iga etapi lõpus otsustate, kas jätkate.
Kui tahate näha, milline võiks olla esimene töövoog, lugege artikleid Kui kiiresti vastab teie firma hinnapäringule? ja Ostuarved e-arveldajasse või Meritisse ilma käsitsi sisestamata.
Broneerige protsessiaudit
Meie protsessiaudit maksab 1 490 € + KM ja kestab umbes nädala. Saate protsessikaardi ja 3–5 automatiseerimise kohta koos ajasäästu, riski ja hinnaga. Lisaks saate esimese töövoo pakkumise fikseeritud hinnaga. Kui jätkate 30 päeva jooksul, arvestame auditi summa ehitusest maha.